Que faire en cas d’écart de caisse ?

Les écarts de caisses sont fréquent lors de la réalisation du comptage caisse à la clôture de la journée. En effet, vous pouvez trouver un écart entre le solde théorique et le solde réel compté. Nous allons ici aborder les bonnes pratiques à favoriser pour limiter les risques d’erreurs ou de fraudes, ainsi que les meilleures façons de réagir en cas d’écart de caisse.

Les bonnes pratiques pour limiter les risques d’un écart de caisse :

Avant toute chose, il est nécessaire de mettre en place des mesures simples qui limitent les risques et les opportunités de fraude.

Première étape simple, mais très souvent ignorée : Ne pas laisser la clef sur le tiroir-caisse ! L’accès aux fonds ne doit se faire en théorie qu’en cas de transaction, et jamais avec une action mécanique. La clef est en effet uniquement un moyen de secours permettant de débloquer la situation en cas de panne du système.

Deuxième point de bon sens : Démarrer l’opération de comptage après avoir verrouillé la porte d’entrée principale. Cette action réduit la visibilité des fonds pour les personnes extérieures et limite les tentations. Le risque d’agression s’en trouve donc considérablement atténué.

Troisième pratique à favoriser : Le comptage sous caméra, et si possible de façon contradictoire. Il convient ici de mettre en place un process de travail clair, avec un emplacement défini pour le comptage des billets et du fond de caisse. La zone devra être visible sous caméra pour permettre de recompter en vidéo les sommes déclarées, afin de détecter facilement des erreurs de calcul ou des fausses déclarations. Dans l’idéal, si l’effectif le permet, réaliser le comptage de manière contradictoire sécurise largement l’opération.

Enfin, le transport et le stockage des fonds reste un point de vulnérabilité potentiel important qui peut conduire à des écarts de caisses. C’est pourquoi nous recommandons d’utiliser des sacoches disposant d’un plomb intégré, afin de garantir l’intégrité du contenu de la pochette lors de son transit vers le coffre. Le stockage en lui-même devrait se faire idéalement dans un espace sécurisé dédié, sous caméra.

Comment réagir en cas d’écart de caisse ?

Retrouver l’origine d’un écart de caisse est souvent une opération laborieuse, car la source peut se situer n’importe quand dans la journée, voire même sur les journées précédentes, s’il y a une volonté de dissimuler une fraude.

La meilleure façon de procéder consiste tout d’abord à vérifier si le comptage en question a bien été réalisé sans erreur. Reprendre le fond de caisse et réaliser à nouveau le comptage peut donc être un bon moyen de s’assurer que l’écart est réel.

S’il manque bien une partie de la recette, alors il sera préférable de repartir du comptage de la veille afin de vérifier que l’erreur ne remonte pas à l’utilisation précédente.

En dernier recours, il ne restera pas d’autre solution que de vérifier l’intégralité des transactions de la journée, en commençant par celles s’étant effectuées en espèces, de façon à vérifier si les rendus monnaie correspondent bien à ce qui est déclaré.

S’il est vrai que l’opération de contrôle peut paraître laborieuse et longue, réjouissez vous, car c’est aussi un excellent moyen de détecter d’éventuels paniers de complaisance et réduire les écarts de caisse. En somme, vous faites d’une pierre deux coups !

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